Уже на протяжении длительного времени кураторы групп обращались с просьбой упростить заполнение социально-психологического паспорта групп. Эта просьба и легла в основу проекта «Совершенствование ведения документооборота кураторов групп» (социально психологических паспортов).
Была создана рабочая группа, в которую вошли пять человек.
В процессе картирования было определено, что время протекания процесса заполнения социально-психологических паспортов составляет 46 часов 48 минут. Так же происходит большой расход бумаги, тонера, файлов; уходит много времени; происходит дублирование результатов заполнения социально-психологических паспортов.
В процессе работы команда проекта пришла к мнению, что необходимо создать электронную версию социально-психологического паспорта, к которой будут иметь доступ кураторы групп, социальный педагог и зам. директора. Что позволит сократить время протекания процесса, расход тонера, бумаги, не будет происходить дублирование результатов.
